24 oktober 2018

Help, ik loop achter de feiten aan


C.G. TOTEM KMO Familiebedrijf


Je kent het wel: dat één telefoontje van een ontevreden klant, een onverwachte bestelling of een panne die je hele weekplanning in de war brengt. Het overkomt ieder van ons wel eens. En net op dat moment belt de school om je kind met koorts op te halen. Het valt altijd slecht. Echter, even spartelen en na enkele dagen normaliseert de situatie zich terug. 

Problematisch wordt het wanneer je gedurende langere tijd bezig bent met pompen of verzuipen. Voor elke taak die je afwerkt, komen er twee nieuwe bij. Je baalt ervan als een stekker. Thuis weten ze het ook want ze delen mee in de malaise. Je weet: dit kan zo niet blijven duren. Maar wat doe je eraan? Hieronder vind je een aantal tips die je kunnen helpen.


Nú moet je ingrijpen! 

Misschien zit je er nu reeds een tijdje midden in. En toch blijf je maar doordoen. Weet, sommige batterijen gaan langer mee, maar uiteindelijk lopen die ook leeg. Ook de jouwe. Vandaar, trek je onmiddellijk terug en zorg dat niemand je kan storen. Het werk loopt echt niet weg – dat heb je immers de laatste weken al ervaren. 

Neem een blad papier, gebruik onderstaande tabel als voorbeeld en lijst op waar je de afgelopen tien dagen mee bezig bent geweest. Zet elke taak of groep van taken in onderstaande matrix met daarnaast een inschatting van de tijd die je er ongeveer aan hebt besteed. Je vindt alvast een aantal voorbeelden van wat waar hoort per categorie. 

Hou bij het invullen volgende definities in je achterhoofd:
  • Dringend: de zaken die nu onmiddellijk aandacht vereisen.
  • Belangrijk: de zaken die bijdragen tot de realisatie van je missie, waarden en meest belangrijke doelstellingen, zowel zakelijk als privé.

C.G. TOTEM Familiebedrijf KMO Prioriteiten-matrix
Prioriteiten-matrix


Nu je alles hebt opgesomd is het tijd om te evalueren in welk Kwadrant je de meeste tijd doorbrengt.

Indien Kwadrant III en IV samen meest tijd innemen, dien je onmiddellijk drastische maatregelen te nemen! Je verliest tijd aan onbelangrijke zaken. Cru gezegd: je bent echt niet goed bezig. Bekijk zeker onderstaande tips.


Hoe geraak ik uit die spiraal?

De tijd die je verliest in Kwadrant III en IV is wat je prioritair dient aan te pakken. Dat geldt voor iedereen.

Begin alvast met alle vergaderingen stevig onder de loep te nemen. Wees selectief. Voor diegene waar je wel nog aan deelneemt, neem volgende regels in acht:
  • Eis dat iedereen voorbereid is;
  • Reduceer de ingeplande tijd voor een vergadering en start op tijd;
  • Beperk het aantal deelnemers;
  • Bepaal een duidelijk doel voor elke vergadering.

E-mail is de volgende uitdaging. Gebruik filters, schrijf je uit op nieuwsbrieven die je niet leest of welke niet nuttig zijn. Maak afspraken met je team wanneer je te e-mailen en wanneer niet. Idem dito met ad hoc telefoontjes. Wanneer je werk gaat delegeren, plan dan regelmatig een overlegmoment in. Zo vermijd je dat te onpas aan je mouw wordt getrokken.

Voor de andere taken, stel jezelf telkens vier keer de volgende vraag: moest ik dit toen doen?

Leg hierbij elke keer de nadruk op een ander woord in de zin. Antwoord ook iedere keer met ja of neen. Afhankelijk van de uitkomst, weet je hoe met dergelijke taken om te gaan in de toekomst: elimineren, delegeren, corrigeren of beter inplannen.

De tijdswinst die je hier kunt realiseren, investeer je in Kwadrant I. Dit helpt vervolgens om op termijn de belasting door taken uit Kwadrant II te verminderen.


Manage je prioriteiten, niet je agenda

De kunst is dat je niet gaat managen wat in je agenda staat, maar dat je gaat managen volgens wat prioritair is. Discipline en focus is dan wat nodig is om je dag onder controle te houden. Doe vanaf nu voor elke taak de acid-test en vraag: Moet ik dit nu doen?

Trouwens, vergeet bij het efficiënt plannen niet de rollen die je opneemt buiten het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan je rol als partner, ouder en deze in je vrije tijd.


Slorpen dringend-belangrijke activiteiten bijna exclusief je tijd op?

Sta je hierdoor constant onder stress? Het is eveneens tijd om in te grijpen. Wat je kan doen om de situatie te keren, is sterk contextueel gebonden. Hier dezelfde remedie: zonder je af en denk na over je mogelijke opties. Kom je er niet uit, overleg met een collega of een buitenstaander.

Negeer de signalen niet. Weet dat een burn-out of een andere medische klacht mogelijks om de hoek loert.




Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen, aarzel niet om contact met ons op te nemen.
Klik hier om het contactformulier in te vullen.